Sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp và sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin đặt ra cho các doanh nghiệp những thách thức lớn và nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý.
Tuỳ theo quy mô và năng lực tài chính, kế hoạch phát triển của mỗi doanh nghiệp mà sự ứng dụng CNTT trong quản lý có sự phân hoá. Các doanh nghiệp lớn, tập đoàn có thể ứng dụng ngay hệ thống hoặch định nguồn lực doanh nghiệp ERP. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì từng bước đầu tư các nghiệp vụ cần thiết nhất của doanh nghiệp mình như phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự, chấm công, quản lý bán hang…Hầu hết các doanh nghiệp đều nhận thấy tầm quan trọng của nguồn nhân lực và việc quản lý nhân lực như thế nào cho hiệu quả là bài toán khó đặt ra cho các doanh nghiệp này. Đặc biệt trong bối cảnh sự cạnh tranh diễn ra gay gắt hiện nay, các chủ doanh nghiệp phải tìm cách để hạ giá thành đầu vào cho sản xuất. Hơn nữa, việc Việt Nam trở thành thành viên của WTO, một sân chơi bình đẳng cho các doanh nghiệp, buộc các doanh nghiệp Việt Nam nếu muốn xuất khẩu hàng hoá ra nước ngoài thì phải tuân theo các quy định chặt chẽ về sử dụng lao động. Do vậy, phần lớn các doanh nghiệp hiện nay đang dần thay đổi hình thức chấm công thủ công như ghi sổ hay chấm công bằng dập thẻ sang phương thức chấm công tự động ứng dụng thẻ hoặc vân tay.
Công ty may Minh Trí bước đầu áp dụng mô hình quản lý nhân sự tự động:
Là một công ty có tiếng trong lĩnh vực may mặc, chuyên gia công cho các thị trường Mỹ và EU, công ty may Minh Trí liên tục phải mở rộng sản xuất đồng nghĩa với việc số lượng công nhân không ngừng tăng lên (Hiện tai công ty có hơn 2000 công nhân viên ở hai cơ sở là Hà nội và Thái Bình). Do đó việc chấm công cho công nhân viên cũng trở nên phức tạp.
Ý thức được vấn đề này, bà Hạnh, giám đốc công ty đã quyết định áp dụng hệ thống chấm công tự động ứng dụng công nghệ thẻ với phần mềm TAS - ERP do Công ty Công nghệ Số - DIGITECH cung cấp. Thông qua đầu đọc, các dữ liệu quẹt thẻ ra vào sẽ được nhập vào hệ thống phần mềm. Phần mềm dựa vào dữ liệu quẹt thẻ kết hợp với các tham số được khai báo để xử lý và tính toán ra công tháng cho nhân viên. Hệ thống quản lý thời gian bằng thẻ với mức độ tự động hoá cao đã phát huy tối đa những ưu điểm và nhược điểm cố hữu của các máy chấm công cơ trước đây với nguyên lý dung thẻ giấy. “Trước đây dùng chấm công dập giấy rất bất tiện, công nhân thì phải chờ đợi để giập thẻ đầu giờ và cuối giờ rất mất thời gian, còn mình là người chấm công cuối tháng lại phải chuyển dữ liệu từ thẻ vào máy tính rồi tính toán rất phức tạp mà lại không chính xác. Khi giám đốc cần báo cáo về tình hình lao động lại không có ngay, phải mất đến vài ngày tổng hợp số liệu. Từ ngày áp dụng chấm công dùng thẻ thông minh, những vấn đề đó không còn nữa” chị Hương, phụ trách nhân sự tâm sự. Đến nay công ty may Minh Trí sử dụng hình thức chấm công bằng quẹt thẻ đã được gần 6 năm, hiện tại hệ thống chấm công vẫn diễn ra ổn định và đáp ứng được nhu cầu sử dụng của công ty. Chị Hương còn cho biết thêm hệ thống này không hề phức tạp, chi chỉ mất khoảng một tuần là đã có thể sử dụng thành thạo. Áp dụng phương thức chấm công này công nhân đi vào nề nếp hơn, nhờ đó năng suất lao động cũng tăng cao. Lợi ích nổi bật của chấm công quẹt thẻ thông minh là ta có thể xuất báo cáo, truy cập thông tin bất kể khi nào, nhờ đó mà có thể điều chỉnh tình hình nhân sự kịp thời.
Những lợi ích mà hệ thống chấm công quẹt thẻ thông minh mang lại thì rõ ràng, tuy nhiên vẫn còn một số bấp cập, ví dụ như việc quẹt thẻ hộ, nhân viên quẹt thẻ đối phó…Để khắc phục tình trạng này, các công ty áp dụng buộc phải có những biện pháp kỷ luật thích đáng, những qui định chặt chẽ…Một giải pháp nữa là có thể lắp thêm camera quan sát việc quẹt thẻ, chi phí thêm này khoảng 150 – 200 đô la Mỹ hoặc có thể lựa chọn công nghệ mới hơn là đầu đọc vân tay thay thế cho đầu đọc thẻ.
Sau Phần mềm chấm công, công ty may Minh Trí đã từng bước áp dụng các phần mềm khác như phần mềm nhân sự tính lương, phần mềm quản lý sản xuất... Theo kinh nghiệm của chị Hương cho biết việc ứng dụng dần từng bước các phần mềm trên giúp cho việc vận hành của nhân viên cũng như tác phong quản lý của doanh nghiệp bắt kịp với những thay đổi khi ứng dụng những phần mềm này, do vậy không gây nên nhiều sự xáo trộn gây ảnh hưởng đến sự hoạt động của công ty. Hiện nay, phần lớn các nghiệp vụ từ chấm công, quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý sản phẩm làm ra của từng nhân viên, tính lương sản phẩm đã được tự động hoá bằng phần mềm. Ông Cao Mạnh Hà, Giám đốc công ty CP Giải pháp Digitech cho biết thêm: “Hiện nay, nhu cầu về hệ thống chấm công và tính lương tự động dựa trên việc ứng dụng công nghệ thẻ và vân tay đang phát triển nhanh chóng. Do vậy, công ty đang mở rộng hơn nữa đội ngũ kỹ thuật và dịch vụ khách hàng để đáp ứng nhu cầu này.”
