Với xu thế công nghiệp hóa đang diễn ra nhanh chóng, cùng với sự phát triển của nền kinh tế Việt nam hiện nay, đồng thời với việc nguồn vốn FDI đang ngày càng được thu hút vào Việt nam, chính vì thế từ những năm cuối của thế kỷ 20 các Khu công nghiệp, nhà máy, văn phòng với đủ loại quy mô và nghành nghề khác nhau đang ngày một tăng lên cả về số lượng và quy mô hoạt động.

Để vận hành một đơn vị sản xuất kinh doanh, cần đòi hỏi rất nhiều hạng  mục như vật tư, máy móc, thiết bị, công nghệ, con người và kèm theo đó là rất nhiều những tài nguyên hay những quy trình nhằm đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra một cách bài bản và có hiệu quả cao như các hệ thống đảm bảo chất lượng ISO, SA8000, các phần mềm kế toán, quản lý sản xuất, quản lý kho, quản lý logistic ... Một phần không thể thiếu để quản lý con người và hiệu suất làm việc chính là Hệ thống máy chấm công và Phần mềm quản lý nhân sự tính lương. Mục tiêu của hạng mục này về cơ bản là nhằm đảm bảo cho quá trình điều hành sản xuất được hiệu quả, và cao hơn nữa là tối ưu hóa nguồn tài nguyên về con người và chi phí lao động trên mỗi đơn vị thời gian làm việc.

Việc trang bị Hệ thống máy chấm công và Phần mềm quản lý nhân sự tính lương được tiến hành từ rất lâu và hạng mục này không còn là xa lạ đối với bất kỳ nhà quản trị nhân sự hay nhà lãnh đạo doanh nghiệp nào. Điều này tưởng chừng như rất hiển nhiên và bình thường nếu như không để ý đến thực trạng và hiệu quả của việc đầu tư này mang lại như thế nào. Với chi phí ngày càng hạ, thông tin nhà cung cấp rất sẵn có, sản phẩm rất đa dạng với nhiều chủng loại khác nhau (Chấm công mã vạch, chấm công thẻ giấy, chấm công thẻ từ, chấm công thẻ cảm ứng, chấm công vân tay hay chấm công bằng công nghệ nhận dạng khuôn mặt ...). Ngày nay, với hạ tầng CNTT phát triển ở mức độ rất cao, nhận thức về kinh doanh dựa trên nền Web hay thương mại điện tử được áp dụng rộng rãi, chỉ với một click chuột là bạn đã có ngay một máy chấm công mà không mất nhiều thời gian.

Tuy nhiên, cũng chính vì việc mua bán dễ dàng và sẵn có như vậy mà việc bỏ qua hay coi nhẹ những khía cạnh khác của quá trình mua hàng mà những khía cạnh này đôi khi hoặc rất thường xuyên ảnh hưởng đến hiệu quả thực sự của việc mua bán đó. Các khía cạnh đó, theo quan điểm của riêng chúng tôi (Digitech), đó là: Sự phù hợp của sản phẩm cụ thể đối với từng khách hàng, chất lượng của sản phẩm, uy tín của nhà cung cấp, khả năng bảo hành và hỗ trợ, khả năng đảm bảo việc sự dụng lâu dài cả hiện tại và tương lai, khả năng nâng cấp mở rộng... Một phần không nhỏ những người mua hàng có khá ít kinh nghiệm về quá trình mua hàng và chọn lựa nhà cung cấp. Chúng ta nên hiểu rằng những hạng mục này không đơn thuần là 1 chiếc máy hoặc là 1 vật dụng mua về là ta có thể điều khiển sử dụng mà không thể xảy ra hỏng hóc hoặc không cần sự trợ giúp liên tục từ nhà cung cấp. Có thể nói đó là một "HỆ THỐNG" bao hàm cả sản phẩm vật chất và những khía cạnh kèm theo để đảm bảo sự phù hợp và vận hành liên tục có hiệu quả đối với từng doanh nghiệp cụ thể.

Nếu chúng ta coi đó là một "HỆ THỐNG" và nhận thức đúng đắn trước khi quá trình chọn lựa mua bán diễn ra thì sẽ giúp việc chọn được sản phẩm và nhà cung cấp phù hợp là khá dễ dàng. Đây cũng là những bước thông thường mà những nhà mua hàng chuyên nghiệp thường phải hay là bắt buộc phải thực hiện trong quá trình mua hàng của họ.

Mặt khác, Chính vì đây là một "Hệ thống" nên không có nhà cung cấp nào có thể tự tin mà nói rằng "Tôi sẽ làm tốt" hay " Tôi sẽ làm được". Những hạng mục này chỉ mang lại hiệu quả thực sự khi có sự phối kết hợp hai chiều giữa Nhà cung cấp sản phẩm dịch vụ và Đơn vị mua hàng hay Đơn vị sử dụng dịch vụ đó. Trên thực tế, ngay cả như trên thế giới, đã có nhiều trường hợp mặc dù nhà cung cấp rất nổi tiếng và có uy tín, công ty lâu năm và quy mô lớn nhưng cũng không thể cung cấp sản phẩm dịch vụ cho khách hàng hài lòng. Nguyên nhân thì có nhiều, nhưng trong đó có phần nguyên nhân chính từ sự phối hợp của khách hàng không được nhịp nhàng do khả năng chủ quan hoặc khách quan mang lại (Như: thay đổi người ra yêu cầu, thay đôi ban lãnh đạo, thiên tai, hỏa hoạn, thay đổi người tiếp nhận hoặc đơn giản là thay đổi quy trình làm việc do chủ sơ hữu mới đề ra ....) Chính vì thế, mỗi dự án không thành công cũng nên nhìn nhận từ nhiều khía cạnh.

Nói như vậy không có nghĩa là chúng ta không thể có một quy trình mua hàng nào có thể vạch ra trước làm cơ sở cho việc lựa chọn chăng ? Câu trả lời là có thể, những quy trình hay gợi ý quá trình chọn lựa mua hàng sẽ giúp giảm bớt rủi ro thất bại của việc chọn lựa sai sản phẩm, sai nhà cung cấp dẫn đến hệ thống bị "Failed".

Quy trình mua hàng chuẩn thì có nhiều và những người mua hàng chuyên nghiệp chắc chắn là hiểu biết hơn ai hết. Tuy nhiên, ở góc độ một nhà cung cấp Hệ thống máy chấm công và phần mềm nhân sự tính lương cho các doanh nghiêp được một thời gian khá lâu, Chúng tôi (Digitech) xin mạo muội đưa ra một vài gợi ý cho những người có quan tâm đến hạng mục sản phẩm này có thể tham khảo, mong muốn thể giúp quá trình chọn lựa  mua bán được hiệu quả cao hơn. Một vài gợi ý về các bước mua bán như sau:

1. Dựa vào ngân sách của bạn, yêu cầu lấy báo giá của các nhà cung cấp khác nhau

2. Mời những nhà cung cấp phù hợp demo, giới thiệu sản phẩm và trao đổi những tính năng cơ bản của sản phẩm

3. Có thể đến thăm nhà cung cấp để có cái nhìn cụ thể về cơ ngơi đơn vị, môi trường làm việc

4. Yêu cầu cung cấp hồ sơ giới thiệu công ty (Profile) nhằm đánh giá về lịch sử, thành tích của công ty và kinh nghiệm làm việc

5. Yêu cầu cung cấp danh sách khách hàng quy mô tương tự có sử dụng những sản phẩm tương tự nhằm đánh giá khả năng cũng như kết quả và ý kiến cụ thể của những  nơi đã sử dụng sản phẩm đó

6. Yêu cầu cung cấp một số hợp đồng mẫu chính thức các sản phẩm tương tự cho các khách hàng có quy mô tương tự nhằm  đánh giá sát hơn nữa về khả năng cũng như quy mô của các dự án về thời gian, khối lượng công việc, giá trị để tham khảo.

7. Trao đổi về các điều khoản có thể về tiến độ, thanh toán cho phù hợp với từng Nhà mua hàng, tuy nhiên không nên ép giá quá mặt bằng chung. Hãy luôn để ý rằng sản phẩm tốt là sản phẩm phù hợp với mức giá phù hợp chứ không là rẻ nhất.

.....

Ngoài ra, để đảm bảo quá trình sử dụng những hạng mục sản phẩm này được thành công, Khách hàng phải xác định rõ các yếu tố sau:

1. Sự cần thiết của việc trang bị hạng mục này ?

2. Có yêu cầu rõ ràng về việc trang bị hạng mụa này và những kết quả mong muốn mà hạng mục này mang lại cho đơn vị là gì ?

3. Có được người có trách nhiệm để chịu trách nhiệm về những yêu cầu về hệ thống đối với nhà cung cấp.

4. Có đội ngũ tiếp nhận hệ thống và đưa vào sử dụng nhất quán, làm việc chuyên nghiệp.

5.Có cán bộ kỹ thuật và nghiệp vụ thường xuyên kết hợp với nhà cung cấp để đảm bảo hệ thống vận hành ổn định, thông báo kịp thời các phát sinh và những vấn đề cần nâng cấp chỉnh sửa.

6. Có hạ tầng mạng CNTT ổn định để đảm bảo việc support và update được dễ dàng, thường xuyên và giảm chi phí.

....

Trên đây là một vài gợi ý từ góc độ những người Bán sản phẩm cho khách hàng, còn nhiều tiêu chí khác được mô tả bài bản chuyên nghiệp hơn do những người mua hàng chuyên nghiệp đề ra, Hãy trở thành Người tiêu dùng thông thái.!

Thảm khảo các loại máy chấm công tại: WWW.THIETBICHAMCONG.VN

Tham  khảo Phần mềm chấm công và phần mềm quản lý nhân sự tại: WWW.HRM.VN

 Liên hệ Hotline: 098 582 6868